Yeni Kurulan Bir İşletme İçin Muhasebe Programı Para İsrafı mıdır?

İyi çalışan bir finans departmanı başlangıç ​​noktasından itibaren stratejiktir. Çünkü finans verilerin bulunduğu yerdir ve veri, bir şirketin can damarıdır.

Bir işletme için kuruluş aşamasında hizmet ve ürün çok önemlidir fakat bu bir kez yerine oturduktan sonra, şirketler büyümeyi sürdürmek için satış ve pazarlamaya yönelir. Bu nedenle firmalar için satış ve pazarlamayı nasıl ölçeklendireceğimize dair onlarca kaynak ve eğitim vardır. Peki ya finans?Finans başlangıçta gerçekten önemli mi?

Nurkan BİLMİŞ
Okuma Süresi: Ortalama 10 dk.

Kariyerim boyunca onlarca sektörden yüzlerce firmayla yakından çalışma fırsatım oldu. Yeni kurulan firmalara, satışlarını arttırabilmeleri için, bütçenin büyük kısmını pazarlama ve reklam araçlarına yatırmalarını tavsiye ettim ve finans tarafına, sadece gelir giderleri düzenli takip edebilmeleri için mümkün olduğunca az yatırım yapmaları gerektiğini belirttim.

Ancak e-ticaretin yaygınlaşması ve sadece B2B hizmet veren firmaların pazar yerlerine girip son kullanıcıya dokunması nedeniyle görüşlerimde değişimler oldu. Özellikle, ayda bir düzineden fazla müşteriye ulaşan bir firma için iyi çalışan bir finans departmanının başlangıçta oldukça stratejik olduğu kanısına vardım. Neden mi? Çünkü finans verilerin bulunduğu yerdir ve veri, bir şirketin can damarıdır.

Veriler Hangi Departmanda Olmalı?

Veriler neden pazarlama veya satış yerine finansta yer almalıdır? Finans fonksiyonunun, pazarlama ve satışın sahip olmadığı bir seviyede iç kontrol ve dengeleme özelliği vardır. Finansal tablolar bunları dengelemek üzere tasarlanmıştır ve banka hesabının gerçekliğine bağlanmıştır. Bu sebeple kısa bir süreliğine manipüle edilebilirler; ancak bu çok uzun sürmez.

Örneğin; ortalama ürün fiyatının CRM veya e-ticaret platformu üzerinden izleyip stratejilerini bunun üzerine kuran birçok işletmeyle karşılaştım ve bunun hatalı bir yaklaşım olduğu kanaatine ulaştım. Verilerin kolayca grafiklere aktarılması ve fazla sayıda verinin bu platformlarda olması nedeniyle firmalar, bu verileri finans tarafına hiç ulaştırmadan doğrudan pazarlama departmanına gönderiyorlar. Fakat asıl yanlış da zaten burada gerçekleşiyor çünkü CRM ve e-ticaret sitelerinden gelen veriler ERP programına aktarılmıyor. Veriler finansa gelmediğinde ise komisyon giderleri, nakit uzlaştırma, kâr, zarar vb. verilere erişim kısıtlı kaldığı için hesaplamalar da tamamen yanlış yapılıyor.

Örneğin; bir stok maliyetini CRM veya e-ticaret platformunda hesaplamak neredeyse imkânsızdır. Bunun en büyük nedeni alış fiyatlarını girmiş olsanız dâhi tarihe bağlı bir hareket işleme kabiliyeti olmayan e-ticaret platformu gibi portallarda LIFO ve FIFO gibi stok maliyeti hesabında çok büyük öneme sahip raporları elde edemiyor oluşunuzdur. Bu oldukça küçük bir hata olsa da kendi web sitesinde veya pazar yerlerinde ürün satan birçok tanıdık işlemede buna şahit oldum. Bu firmalar ERP programlarına entegrasyon yapmıyorlar; yapsalar bile bu entegrasyon sadece siparişleri aktarmaktan ibaret kalıyor. 

Diğer departmanların düzensiz veya güvenilmez olduğunu ima etmek istemiyorum; sadece, sistemleri dengenlemek üzerine tasarlanmamıştır. Bu nedenle sayılarını gerçek, yani bir banka hesabı gibi, herhangi bir şeye bağlayamazlar ve bu durum, fonksiyon sayılarının sürekli olarak doğrulanamayacağı anlamına gelir.

Doğruluğu sürdürmek için firmadaki finans departmanlarının, nakitleri en azından aylık olarak uzlaştırmaları gerekir. Herkesin bildiği gibi eğer aylık mutabakat yapmazsanız ve muhasebe sürecinizde sistemsel hatalarınız varsa, hatalar sürekli büyüyerek devam eder. Düzenli 'mutabakat' yapan şirketler için bile en büyük sorun, mutabakatın nelerden oluştuğunu anlamaktır. Hesap aktivitesinin yazdırılması veya bakiyenin basitçe iletilmesi bir mutabakat değildir. Mutabakat dengenin doğru olduğunu kanıtlar.

Daha İyi Kararlar Almak İçin Finansı Kullanın

Doğru verilerle donatılmış olarak, finans fonksiyonu şirket yönetim ekibine hangi en yararlı sonuçları sağlayabilir? Başlangıçta yardımcı finansal tablolar ve birkaç temel metrik olması yeterlidir. Kulağa çok kolay gelse de pratikte çoğu yeni kurulan firma, kararlarını yönlendirmelerine yardımcı olacak iyi finansal tablolar ve metriklere hiç bakmazlar.

Konuyu daha somut hale getirmek için hesap planı kadar basit bir şeyle başlayalım. Hesap planı, şirketinizde akan parayı kategorize etmek için kullandığınız etiketlerin bir listesidir. Ancak yeni kurulan firmanız için basit muhasebe programlarıyla önceden doldurulmuş etiketleri kullanırsanız, bir dondurma dükkanı ve dövme salonuyla aynı etiketleri kullanıyor olacaksınız. Gerçekten bir “mamul envanteri” hesabına ihtiyacınız var mı? Kendinize bir iyilik yapın ve bir firmanız için tasarlanmış bir hesap planıyla başlayın.

Bu nasıl bir avantaj yaratacak? Şirketin gelir tablosunu, firmaya özgü bir hesap planı ile oluşturulmuş olan bir tabloyla karşılaştırırsak bunu rahatlıkla anlarız. Bir yazılım firması örneğinden gidelim; bu çok basit olsa da, soldaki sunumun sağdaki gelir tablosunun sağlayamayacağı açıktır.

Gördüğünüz gibi bu örnekte yazılım firmasına özel gelir tablosu, harcamalar ve brüt kâr marjları hakkında görünürlük sağlamanın yanı sıra CAC (müşteri edinme maliyeti) ve diğer örnekler gibi kritik firma ölçümlerinin hesaplanmasına ve izlenmesine olanak tanır.

Bu faydalar yalnızca içsel değildir; doğrudan fon toplama ile birleşme ve satın alma işlemlerine uygulanırlar. Bu şekilde hazırlanmış bir tabloda, yatırımcıları ve alıcıları firmaya özgü bir finansal sunum bekliyor. Bir firmanın hali hazırda bir gelir tablosu yoksa, şirketlerin daha ayrıntılı bir gelir tablosu oluşturmalarına sıklıkla biz yardımcı olmak zorunda kalıyorduk. Bu da süreci hem yavaşlatıyor hem de bazı durumlarda sermaye sağlamamızı tamamen engelliyordu.

Tahakkuk, Nakit Muhasebesinden Daha İyidir

Yukarıdaki örnekte, her iki sunumun da nakit veya tahakkuk olarak aynı muhasebe esasına göre yapıldığını varsayıyorum. Gerçekte basit gelir tablolarıyla çalışan birçok firma tüm muhasebelerini nakit esasına göre yapıyor. Şirket, müşterilerine aylık olarak fatura kesiyorsa bu işe yarayabilir çünkü bu işletmelerde nakit ile tahakkuk arasında çok az fark vardır.

Bununla birlikte firma, müşterilerinden bazılarını üç ayda bir veya yıllık olarak faturalandırıyorsa, nakit bazlı mali tablolar işletmeyi analiz ederken birçok değişkenliğe müdahale eder. Nakit kesinlikle kraldır, ancak şaşırtıcı bir şekilde bir firma işinin finansal performansını anlamanın en iyi yolu bu değildir. Nakit muhasebesi geliri düzensiz hale getirir ve işletmedeki temel eğilimleri gizler.

Aşağıdaki grafik aynı şirketin nakit ve tahakkuk esasına göre aylık gelirini göstermektedir (Bu şirketin önceden faturalandırdığı yıllık sözleşmeleri var). Nakit kullanarak büyüme oranları gibi basit şeyleri bile hesaplamak zordur. Nakit muhasebesi ayrıca CAC (Müşteri edinme maliyeti) oranlarının ve elde tutma oranlarının hesaplanmasını, imkânsız olmasa da zorlaştırabilir.

İyi tasarlanmış bir finans departmanının, karar verme verilerine ek olarak, işletmede iki kritik rolü daha vardır: Faturalandırma ve tahsilatlar ile nakit tahmini.

Faturalandırma ve Tahsilatlar

İyi bir faturalandırma işlevi şirketinizi pazarda ayırt etmeyecektir; ancak kötü bir faturalandırma işlevine sahip olmak size, müşterilere ve nakite mâl olacaktır. Müşterilerin tercih ettikleri yöntemi kullanarak ödeme yapmalarına olanak tanıyan bir faturalandırma ve tahsilat sistemi ise satış anlaşmazlıklarını azaltarak yenileme oranlarını iyileştirir. Belirsiz veya hatalı faturalar müşterilerinize karşı iyi niyetinize mâl olur ve çoğu zaman eksik faturalandırmaya ve gelir kaybına neden olur. Hem abonelik hem de kullanıma dayalı faturalandırma genel küçük işletme finansmanı paketlerinin kolayca halledemeyeceği ayrıntılar yaratır.

Nakit Tahmini

Şirketinizin ne zaman nakit sıkıntısı yaşayabileceğini bilmek esastır. Düzensiz yenilemeleri veya mevsimselliği olan şirketler için bu basit tahmini yapmak özel zaman ve deneyim gerektirir. Çalıştığım tüm başarılı erken aşama CEO'ları ve CFO'larının, özellikle kendi kaynaklarını kullananların, nakit tahminlerine dikkatlice baktıklarını iyi biliyorum.

Uygulama

Bir firmanın hemen başlangıçta bir finans uzmanı kiralamaya veya şık bir muhasebe sistemini uygulamaya ihtiyacı olmayabilir. Ancak kurucular, finansı başlangıçtan itibaren düşünmelidir. Defterlerini düzgün bir şekilde tutmaları, doğru deneyime sahip insanlarla çalışmaları ve kendi firmaları için tasarlanmış sistemleri oluşturmaları oldukça önemlidir. Bu, nispeten düşük maliyetli bir öneri olabilir; ancak isteyerek ısrarla uygulanmalıdır.

En azından bir firmanın finans fonksiyonu, her ay banka hesabına uzlaşma yaparak doğru kayıtlar üretmeli, iş ve doğru firma metrik hesaplamalarının temeli olan firmaya özgü finansal tablolar geliştirmelidir.

Firmaya özgü finansal sistemlerin en başından itibaren kullanılması da önemlidir. Bunlar, gerçekçi ve geçerli mali tablolar oluşturmanıza ve metrik hesaplama sürecinin çoğunu otomatikleştirmenize yardımcı olacaklardır.