Küçük İşletmelerde Muhasebe

Küçük işletmeler tüm dünyada olduğu gibi Türkiye'de de ekonominin önemli bir parçasıdır. Türkiye'de kayıtlı 2 milyon küçük işletme, toplam istihdamın yaklaşık %70'ini sağlamaktadır. Küçük işletmelerin başarılı olabilmesi için iyi bir muhasebe yönetimine sahip olmaları büyük önem taşır. Fakat aynı zamanda bu işletmeler, genellikle bir muhasebeci tutacak kadar mali kaynağa da sahip değillerdir. Bu nedenle muhasebe işlerini kendileri yapmak zorunda kalırlar. Bu durum küçük işletmeler için muhasebe tutma işini daha da zorlaştırabilir. Bu yazımızda küçük işletmeler için muhasebenin önemini, buna karşı muhasebe tutmanın zorluklarını ve bu zorluklara karşı nasıl çözüm bulabileceklerini anlatmaya çalışacağız.

Nurkan BİLMİŞ
Okuma Süresi: Ortalama 11 dk.

Muhasebe, tek cümleyle, bir işletmenin mali durumunu takip etme ve raporlama sürecidir. Muhasebe bir işletmenin finansal performansını değerlendirmek, vergi ödemelerini yapmak, finansman bulmak ve yatırım kararları almak için gereklidir. Peki, muhasebede yapmamız gereken işler nelerdir?

• Finansal durumu takip etmek: Muhasebe, bir işletmenin gelirlerini, giderlerini, varlıklarını ve borçlarını takip etmesini sağlar. Bu bilgiler işletmenin mali durumunu değerlendirmek ve finansal kararlar alabilmek için gereklidir.
• Vergi ödemelerini yapmak: Küçük işletmeler vergi mükellefidir. Muhasebe bir işletmenin vergi ödemelerini doğru ve zamanında yapmasına yardımcı olur.
• Finansman bulmak: Küçük işletmeler finansman bulmak için bankalardan, yatırımcılardan veya devlet kurumlarından borç alabilirler. Muhasebe bir işletmenin mali durumunun iyi olduğunu göstererek finansman bulma şansını artırabilir.
• Yatırım kararları almak: Küçük işletmeler büyümek ve gelişmek için yatırım yapabilirler. Muhasebe bir işletmenin yatırım fırsatlarını değerlendirmesine ve yatırımlardan elde edilebileceği kârları hesaplamasına yardımcı olur.

Küçük işletmeler muhasebeyi doğru ve düzgün tutmak için çaba sarf etmelidirler. Bu, işletmenin başarısından çok devamlılığı için gereklidir. Bu 4 maddeden her birinin temeli sağlam verilere dayanır. Bu nedenle muhasebe tutarken gelir ve giderler kuruşu kuruşuna kayıt altına alınmak zorundadır. Bu ise aslında işletmenin yeterince personeli olmadığından ek bir iş yükü olarak işletmenin mevcut çalışanlarının üzerine biner. İşletme bir muhasebeci tutmak yerine, bu işi projeler ve müşteri ilişkileriyle uğraşması gereken kişi veya kişilere veya bir sekretere vermek zorunda kalabilir. Bizzat ve birçok kere şahit olduğum üzere, bazı küçük işletmeler muhasebe departmanlarını ya akrabalarına ya da gerçekte muhasebeci olmayan, bilgisayardan az çok anlayan kişilere emanet ediyor.

Türkiye'de yapılan bir araştırmaya göre, küçük işletmelerin muhasebeye ayırdıkları ortalama süre haftada 5 saattir. Bu süre işletmenin büyüklüğüne göre değişiklik gösterebilir. Örneğin; 1-5 çalışanı olan işletmelerin muhasebeye ayırdıkları süre haftada 7 saat, 5-10 çalışanı olan işletmelerin muhasebeye ayırdıkları süre haftada 10 saattir.

İşletme büyüdükçe muhasebeye ayrılması gereken zaman da büyür. Bu istatistiklere göre 1-5 çalışanı olan işletmelerin muhasebeye ayırdıkları enerji %20, 5-10 çalışanı olan işletmelerin muhasebeye ayırdıkları enerji %30'a ulaşır.

Bu durumda biz, işletmenin temel muhasebe konusunda enerjisini neye, ne kadar ayırması gerektiğini maddeler halinde sıralayabiliriz.

• Muhasebeye ayrılacak zaman ve enerjiyi belirlemek: Muhasebe zaman ve çaba gerektiren bir süreçtir. Küçük işletmeler muhasebeye ayırabilecekleri zamanı ve enerjiyi doğru belirlemelidirler.
• Doğru muhasebe yazılımını kullanmak: Muhasebe yazılımları muhasebe işlemlerini kolaylaştırmaya yardımcı olur. Küçük işletmeler ihtiyaçlarına uygun bir muhasebe yazılımı seçmelidirler.
• Düzenli olarak muhasebe yapmak: Muhasebe işlemlerini düzenli olarak yapmak hata yapma riskini azaltır. Küçük işletmeler muhasebe işlemlerini düzenli olarak kontrol etmelidirler.

Burada çok önemli bir yanlışın altını da çizmek istiyorum. Muhasebeye doğru enerji harcamak, bir muhasebe departmanı açıp oraya muhasebeden anlayan finans uzmanlarını getirmek değildir. Küçük bir işletme için bu elbette mümkün değildir; fakat temel olarak yapılması gerekenleri günlük ve düzenli olarak yapmak son derece önemlidir.

Örneğin, gider fişlerinin muhasebe programına doğru kategori ve etiketlerle işlenmesi ve bunların ay sonunda muhasebeciye gönderilmesi gerekmektedir. Sanırım bu konuda hem fikiriz (Veya hem fikir olmayalım bu konuyu biraz açalım).

3 personeli olan ve 2 tane şirket aracı olan küçük bir işletme olduğunuzu varsayalım. Haftada 5 gün çalıştığınızı varsayarak öğle yemeklerini hesaplayalım. Sizinle birlikte 4 personel, günlük ortalama 150 TL'den 600 TL'lik harcama yapar ve bu da aylık 9600 TL'lik masrafa denk gelir. Bu fişlerin kayıt altına alınması ve gider gösterilmesiyle aylık ortalama 960 TL kazanç elde edersiniz.

2 araç için aylık toplam 100 litre akaryakıt harcaması, bugünkü litre fiyatıyla 3500 TL yapar ve bu akaryakıt fişlerinin işlenmesi de ortalama 700 TL vergi iadesi demektir. Genel kırtasiye harcamaları, araç bakım giderleri, reklam, fatura vb. giderleri de eklerseniz küçük işletmeniz için aylık 3.000 TL - 10.000 TL arası vergi iadesiyle kazanç elde etmiş olursunuz.

Bu sadece gider-fatura ve fişlerinin muhasebeye kaydedilmesiyle elde edeceğiniz kazançtır. Buna ek olarak doğru bir analiz yaparsanız, giderleri azaltmanın başka yollarını da bulabilirsiniz. Örneğin size çok fazla bakım-onarım maliyeti çıkaran aracınızı artık elden çıkartmayı düşünebilir; onun yerine yeni araç kiralama vb. yola başvurabilirsiniz.

Buraya kadar bir firmada muhasebenin neden önemli olduğunu, küçük bir işletme içinse doğru şekilde muhasebe tutmanın ne kadar zor olduğunu anlattım. Peki bunun çözümü nedir? Sorunu doğru analiz ettikten sonra çözüme ulaşmak daha kolaydır.

• Muhasebe konusunda karalı olmak: Her ne kadar iş yükü olarak görülse de doğru muhasebe ve hesap tutma konusunda gerçekten kararlı olunmalıdır. Bunu bazen "firma sahibine rağmen" doğru ve düzenli bir şekilde ısrarla yürütmelidir.
• Muhasebeye yardımcı olacak bir yazılım kullanmak: Muhasebe yazılımları, bazen gerçekten bu konuda uzman olmayan insanları çok zorlarlar. Hem kullanımı hem de ilk kurulum maliyetleriyle işletmeye yük değil yardımcı olmalıdırlar. Ayrıca firmada muhasebe bilmeyen vasıfsız bir personelin bile bu yazılımı kullanabilmesi, detaylı eğitimlere gerek kalmadan yeni gelen personelin de bu yazılıma adapte olması ön koşul olmalıdır.
• Mali müşavir desteği: Küçük işletmeler mali müşavirlerin istediği belgeleri hazırlamak gibi işlerle uğraşmak yerine kullandıkları yazılım sayesinde bu süreci otomatikleştirmeli ve bu işi yazılım robotlarına bırakmalıdırlar. Örneğin her ay teslim edilmesi gereken faturaları, gider fişlerini vs. yazılımının mali müşavirlere otomatik göndermesini sağlamalıdırlar.

Küçük bir işletmenin en güzel yanı büyük işletmelerden çok daha esnek olabilmesidir.

Bu nedenle de teknolojiyi çok daha hızlı ve doğru kullanabilirler. Büyük işletmelerin bir konuda karar alması, küçük bir işletmeye göre en az 10 kat zordur. İşte bu yüzden akıllı küçük işletmeler "angarya" görülen işlerin büyük kısmını teknoloji sayesinde çözüme kavuşturmaya başladılar. Bir muhasebe departmanı kurarak A programını bilen, B yazılımında tecrübeli personele ekstra ücret ödemek yerine tüm personellerine muhasebe işini bölerek yaptırabiliyorlar.

Yine somutlaştırarak, biraz önce örneğini verdiğimiz 3 personelli firmamızdan devam edelim:

• b2bNet abonesi ve e-fatura mükellefi olan bu firma zaten gelen-giden evrakları otomatik olarak mali müşavirine gönderiyor.
• Personel de kendine tanımlı b2bNet ekranından gider fişlerini anlık, her harcama yapıldığında b2bNet APP üzerinden kaydediyor. Örneğin; yemeğe gittiler ve ödeme yaptılarsa yemek fişini sisteme işliyor. Akaryakıt aldılarsa fişin sadece fotoğrafını çekip b2bNet'e yüklüyorlar.
• Ay sonu tüm evraklar otomatik olarak mali müşavirin kendi sistemine aktarılıyor. Böylece firma evrak gönderme işleriyle de uğraşmıyor.
• Firma, b2bNet kullandığı için özel bir bilgisayar, sunucu yedekleme ünitesi, firewall veya farklı güvenlik yazılımları almak zorunda kalmıyor. b2bNet bulut tabanlı olduğundan; tüm cihazlarda çalıştığı ve yedeklemeleri anlık olarak, farklı fiziksel sunucularında yaptığı için güvenliği de kendisi sağlıyor.
• b2bNet, ilk alım maliyeti ve lisans bedeli gibi yüklü ücretler istemediğinden maliyeti de geleneksel muhasebe programlarının 10'da biri kadar düşürmüş oluyorlar.
• Kullanımı çok kolay olduğundan bir eğitim maliyeti veya "programı bilen tecrübeli personel" gereksinimi olmuyor. Şirket içindeki herkes b2bNet'i rahatlıkla kullanıyor.
• Her yerden erişim sağlandığından b2bNet için özel sunucular, sabit IP adresleri veya ek yazılımlara ihtiyaç kalmıyor.
• b2bNet alt yapısındaki personele verilecek temsilci izinleriyle sahadan sipariş alarak muhasebecinin telefon trafiğini ve hataları en aza indiriyor.
• İçinde bulunan b2bNet bayi sistemi ile yine bayilerden sipariş alıp onların sisteme giriş yapmalarını sağlayarak telefon trafiğini en aza indiriyorlar.

Küçük bir işletme personele vakit ve nakit ayırmadan muhasebesini b2bNet ile kolay ve doğru şekilde tutabilir. Mevcut personelinin b2bNet üzerinden girdiği veriler sayesinde, bir muhasebeciye ihtiyaç duymadan nakit akışını, giderlerini ve gelecek yatırımlarını planlayabilir. Teknolojiyi doğru kullanan firmaların elinde, firmanın büyüklüğü ne olursa olsun çok büyük bir koz olan veri vardır. Elinde veri olan firmalar her zaman rakiplerinden önde olurlar. b2bNet gibi sürekli güncellenen bir yazılım sayesinde personel sayısını arttırmadan iş hacmini büyütebilir ve bu iş hacmine hiç zorlanmadan cevap verebilirler.