Kobilere 10 Fatura İpucu

Faturalandırma, her firmanın uğraşması gereken en önemli faaliyetlerden biridir. Faturalandırma bazen çok zaman alıcı ve sıkıcı olabilir ve bu nedenle hiç kimse bu işlerle uğraşmayı keyifli bulmaz. Ancak her ödenen fatura şirketinizin nakit akışını sağladığı için bu sıkıcı işi ihmal edemeyiz.

Peki, faturalandırmayı nasıl daha az yorucu hale getirebilir ve bu işe nasıl daha az zaman harcayabilirsiniz? Bu yazımızda faturalandırma sürecini kolaylaştırmanın ve süreci sorunsuz bir şekilde tamamlamanın bazı ipuçlarını bulacaksınız.

Nurkan BİLMİŞ
Okuma Süresi: Ortalama 11 dk.

Faturalandırma, faturaların düzenlenmesiyle ilgili olan süreçleri ifade eder. Sadece faturanın oluşturulması ve saklanması değil; aynı zamanda ödeme kaydı tutma veya vade tarihini takip etme gibi aşamaları da kapsar. Bu süreci doğru bir şekilde yönettiğinizden emin olmak içinse bazı temel adımlara dikkat etmemiz gerekir.

1. Fatura oluşturma tarihine karar verin

Anlaşma tarihinden hemen sonra müşterinizden teyit alın ve faturanızı, aksatmadan kesip gönderin. Anlaşma tarihinden hemen sonra kestiğiniz faturalarda hem tutarda hem de fatura kalemlerinde hata yapma ihtimaliniz azalır. b2bNet üzerinde bulunan teklif ve sipariş modülleri sayesinde, müşterilerinize faturadan önce sipariş veya teklifi gönderebilir; onay aldıktan sonra hiçbir uğraş vermeden ilgili sipariş veya teklifi faturaya çevirebilirsiniz. Üzerinden fazla zaman geçmediğinden teklif ve/veya sipariş formunu gören müşteriniz, söz konusu faturanın kimden geldiğini ve ne için kesildiğini hatırlayacaktır.

Çoğu durumda işletme sahipleri, faturayı hizmet verilmeden önce hazırlayıp sipariş edilen malların teslimatı ile birlikte göndermeyi tercih etmektedir. Hizmetleri sunmadan önce fatura kesmek yerine teklif olarak gönderir ve onay aldıktan sonra faturayı resmileştirirseniz çok daha iyi olacaktır; çünkü bu sayede, fatura gönderdikten sonra ödeme alamayacağınız durumlarda fatura iptali gibi işlerle zaman kaybetmezsiniz.

Ancak bazen hizmet verildikten sonra faturalandırmayı düşünmek de faydalı olabilir. Ayrıntılı olarak planlanması gereken büyük inşaat projeleri gibi daha karmaşık siparişlerde bazen, siparişin teslim edilmesinden önce veya teslimi esnasında fatura oluşturmak imkânsızdır. Çünkü bu tür işlerde, iş bitmeden işin ne kadar tutacağını bilemezsiniz.

2. Ödeme Koşullarında Net Olun

Faturanızı göndermeden önce ödeme şartlarını belirlemeniz önemlidir ve müşterilerinizle iş ilişkileriniz açısından en önemli konulardan biri de budur. Müşterileriniz, fatura kendilerine gönderilmeden önce neyle karşı karşıya kalacaklarını bilmek isteyeceklerdir.

Anlaşmazlıkları önlemek için anlaşılır ve basit bir dil kullanın (Sonuçta müşteriniz, ödeme yapabilmek için faturayı net olarak anlamak durumundadır). Bu yüzden muhasebecilerin anlayacağı bir dil kullanmak son derece önemlidir. Örneğin; "Son Tarih: 30 Gün" yerine; "Vade Tarihi: 21.10.2023" yazmalısınız.

Fatura açıklamanızı da açık şekilde yazarak yanlış anlamaların önüne geçebilirsiniz. Bir sorun çıktığında müşterinizi şirket politikanız hakkında bilgilendirdiğinize dair elinizde yazılı kanıtınız olacaktır. Açıklamalara dahil edilmesi gereken en önemli bilgilerden bazıları; ödeme yöntemleri, vade tarihi ve müşterinin ödemeyi geciktirmesi durumunda uygulanacak ek komisyonlarla ilgili ayrıntılardır. Ürün veya hizmetinizin garanti koşullarının yanı sıra iade ve değişim politikalarınızı eklemenizde de fayda var. Bu kurallara uyun ve asla ihlal etmeyin.

3. Markanızı Öne Çıkarın

Müşterilerinizin sizi daha uzun süre hatırlamasını mı istiyorsunuz? Faturalarınızın diğerlerinden farklı olduğundan emin olun! Çünkü birçok müşterinize faturalarınızla dokunacaksınız. Faturanızda firmanızın logosu gibi işletmenizle ilgili önemli detaylara yer vermeye özen gösterdiğiniz takdirde, müşterileriniz sizin profesyonelliğinizden emin olacaktır.

Ayrıca şirketinizle ilişkili renkleri, yazı tiplerini veya şablonları; kısacası kurumsal kimliğinizi faturanızda doğru şekilde kullanmaya özen gösterip göstermediğiniz de müşterilerinizin firmanız hakkındaki düşüncelerini doğrudan etkiler. Bu tür ayrıntılara dikkat etmek sizi daha inandırıcı ve güvenilir kılacaktır.

4. Profesyonel Fatura Şablonlarını Kullanın

Bazen müşteriler, faturanızdaki verileri anlamakta zorlanabilirler. Bunu önlemek için faturanın işlem ve iş ayrıntılarıyla ilgili tüm gerekli bilgileri içerdiğinden emin olun. Ayrıca fatura net ve okunması kolay olmalıdır. Bu, profesyonel görünmenizi sağlayacak ve müşterileriniz sizi daha uzun süre hatırlayacaklardır.

Önceden belirlenmiş şablonlarla fatura ayrıntılarının doldurulması işlemi çok daha basittir. Sadece ilgili bilgileri girip müşterinize göndermelisiniz. Böylece her seferinde yeni şablon oluşturmanıza gerek kalmayacak ve bir dakikadan kısa sürede standart bir fatura oluşturabileceksiniz.

b2bNet fatura şablonları, ödeme almak için ihtiyacınız olan her şeyi içerir. Ayrıca önceden tanımlı notlar oluşturarak faturanıza tek tıkla notlar yerleştirebilirsiniz.

Fatura şablonunuza hem şirketinizin hem de müşterinizin adı, adresi, fatura numarası, ödeme ve vade tarihleri, ödeme şekli, ürün açıklaması (miktar, fiyat, vergi) gibi en önemli verileri doğru girip girmediğinizi kontrol etmeyi unutmayın. Herhangi bir sorun olması durumunda müşterinin sizinle kolayca iletişime geçebilmesi için de iletişim bilgilerinizi fatura şablonunuza eklediğinizden emin olun.

5. Elektronik Olarak Faturalayın

Büyük bir şirket yönetmeniz veya işinize yeni başlamanız önemli değil. Küçük bir işletme sahibi olsanız bile b2bNet gibi bir faturalama yazılımına göz atmanızı tavsiye ederim. Matbu faturalarda hem hata yapma ihtimali fazladır hem de bu faturaları yönetmek zaman kaybına neden olur. Ayrıca matbu faturaların postalama, kâğıt ve baskı maliyetlerini hesapladığımızda, elektronik faturalardan masraflı hale geldiğini görmüş oluruz.

b2bNet ile belgelerinizi tek bir yerde saklayabilir ve onlara interneti olan her cihazdan ve dilediğiniz her yerden erişebilirsiniz! Hata yapmak da daha zordur; çünkü sisteme bir kez girdiğiniz verileri bir daha tekrar tekrar yazmak zorunda olmadan rahatlıkla fatura kesebilirsiniz.

b2bNet'in firmanız için oluşturduğu kolaylıklardan yararlanın. Ödeme atlamaktan bıktınız mı? Tekrarlı faturaları kullanarak düzenli fatura kestiğiniz müşterilere, b2bNet'in otomatik fatura oluşturmasını sağlayın. Faturada hata mı yaptınız? Sorun değil, güncellenmiş verileri birkaç dakika içinde girerek her zaman düzeltebilirsiniz. Son alış fiyatınıza ve ayrıca satış fiyatınıza göre stokları otomatik olarak güncelleyebilir, faturaları otomatik şekilde sıralı olarak numaralandırabilirsiniz. Ayrıca faturalarınızın muhasebecinize, onların istediği formatta ve otomatik olarak gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

6. Faturaları Kopyalayarak Zaman Kazanın

Çok sayıda benzer fatura mı gönderiyorsunuz? Değerli zamanınızı boşa harcamak ve her seferinde yeni fatura oluşturmak yerine, geçmişte kestiğiniz faturayı kopyalayın. b2bNet sayesinde tek tıkla benzer fatura (güncellenmiş tarihler ve numaralandırmayla) oluşturabilir ve bu faturayı aynı müşteriye veya farklı müşterilere tanımlayabilirsiniz.

Aynı faturaları sıklıkla aynı müşterilere gönderiyorsanız, bu süreci otomatikleştirmek ve tekrarlanan faturalar ayarlamak faydalı olacaktır.

7. Online Ödeme Yöntemine İzin Verin

Müşterilerinize ödeme seçeneği sunmanız halinde kendilerine en uygun yöntemi seçebileceklerdir. Nakit, çek, kredi kartı veya çevrimiçi transfer gibi yöntemleri göz önünde bulundurun.

Müşterilerinize faturayı e-posta olarak gönderdiğinizde "Ödeme Yap" gibi bir butonla online ödeme alabilir ve böylece ödeme sürecini hızlandırabilirsiniz. Faturayı ödemek ne kadar kolay olursa, müşterilerinizin faturanızı ödemeyi erteleme veya unutma olasılığı da o kadar azalır.

8. Fatura Takibi

Ödeme geciktiğinde alacaklı, her türlü mali zarardan etkilenir. Şirketinizin nakit akışı, ödemelerin zamanında yapılmasına bağlıdır; bu nedenle ödemeleri zamanında talep etmelisiniz.

Vade tarihi geçmişse müşteriye hatırlatma mesajı gönderebilirsiniz. Müşteri hala ödeme yapmadıysa, telefonla iletişime geçmeniz faydalı olacaktır. Ayrıca fatura yanlış posta kutusuna gönderilmiş olabileceğinden veya alıcı onu kaybetmiş olabileceğinden, alıcının bilgilerini tekrar kontrol etmek ve faturayı yeniden göndermek zorunda kalabilirsiniz.

Müşterileriniz kestiğiniz faturayı vade tarihi geçtiği halde ödemediyse, ek ücretler uygulamak düşünülmelidir. Genellikle bu ücret, toplam miktarın küçük bir yüzdesidir. Ancak bu ücretin müşteri için sürpriz olmaması önemlidir; daha önce de bahsettiğim gibi, şirketin şart ve koşullarına dâhil edilmelidir. Bu yöntemler işe yaramazsa, son çare olarak yasal yollara başvurmayı düşünebilirsiniz.

9. Daha Hızlı Ödeme Almak İçin Yeni Çözümleri Deneyin

İşinizi yaptınız, hatırlatıcılar gönderdiniz ve müşterilerinizle iletişime geçtiniz ama hâlâ ödeme yapmadılar mı? Verdiğiniz her hizmet karşılığında hak ettiğiniz parayı almalısınız. Küçük işletmelerde bu son derece önemlidir; ödemedeki bir günlük gecikme bile nakit akışınızı bozabilir. Sonuçta kendi cebinizden ödeme yapmanıza gerek yok.

Bunun gibi can sıkıcı durumlarda hangi çözümlerin sizin için uygun olduğunu düşünmelisiniz. Belki ödemeyi taksitlere bölmek ya da toplam bedelin bir kısmını peşin ödemeyi teklif etmek müşterilerinizi ödemeye teşvik edecektir. Birisi zaten bir kısmını ödemişse, tutarın tamamını ödemeye daha istekli olacaktır. Hızlı ödeme yapanlara, fatura kesildikten sonraki ilk hafta içinde ödeme yapmaları halinde %2 indirim gibi bonuslar vermek çözüm olabilir. Bu, onlara gelecekte zamanında ödeme yapma alışkanlığı kazandıracaktır.

10. Muhasebecinizden Yardım İsteyin

Bazen mali işlerle kendi başınıza uğraşmak yorucu ve zaman alıcı olabilir. Bu nedenle muhasebecinize danışmak iyi bir fikirdir; sonuçta iki kafa birden iyidir!

Mali uzmanlar olarak muhasebeciler yalnızca şirketinizin işlemlerini analiz etmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda geç ödemelerle başa çıkmanıza da yardımcı olabilirler. b2bNet ile muhasebecinize, hesabınıza erişim izni verebilir; böylece tek platformda iş birliği yapabilir, şirketinizin faturalarını ve finansmanını birlikte yönetebilirsiniz.